Thủ tục thành lập văn phòng đại diện
1. Quy định, chức năng của văn phòng đại diện là gì?
• Chức năng chính của văn phòng đại diện là văn phòng liên lạc; thực hiện hoạt động nghiên cứu, cung cấp thông tin, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với thị trường và đối tác mới.
• Văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh, do đó, văn phòng đại diện không được thực hiện các hoạt động kinh doanh, phát sinh doanh thu.
• Văn phòng đại diện chỉ được thực hiện các công việc xúc tiến, giao dịch thay cho công ty mẹ.
• Doanh nghiệp muốn thực hiện thăm dò thị trường, hoặc quảng bá thương hiệu tới các tỉnh thành ngoài tỉnh thành đang đặt trụ sở nên thành lập văn phòng đại diện.
• Căn cứ theo khoản 2 Điều 45 Luật Doanh nghiệp năm 2014, văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Doanh nghiệp có quyền lập văn phòng đại diện ở trong nước và nước ngoài. Doanh nghiệp có thể đặt một hoặc nhiều văn phòng đại diện tại một địa phương theo địa giới hành chính.
2. Lưu ý khi mở văn phòng đại diện
Khi thực hiện thủ tục khi thành lập văn phòng đại diện, người thực hiện cần lưu ý một số quy định như sau:
Địa điểm trụ sở văn phòng đại diện:
Địa chỉ trụ sở của văn phòng đại diện công ty không được là nhà tập thể, nhà chung cư (tương tự như trụ sở của công ty).
Tên của văn phòng đại diện:
Việc chọn tên cho văn phòng đại diện cũng chịu sự điều chỉnh của Luật Doanh nghiệp 2014 và các văn bản có liên quan. Theo quy định tại Điều 41 Luật Doanh nghiệp 2014 và Điều 20 Nghị định 78/2015/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp, tên của văn phòng đại diện được quy định như sau:
• Đối với những doanh nghiệp nhà nước khi chuyển thành đơn vị hạch toán phụ thuộc do yêu cầu tổ chức lại thì được phép giữ nguyên tên doanh nghiệp nhà nước trước khi tổ chức lại.
• Tên văn phòng đại diện phải được viết hoặc gắn tại trụ sở văn phòng đại diện.
• Ngoài tên bằng tiếng Việt, văn phòng đại diện của doanh nghiệp có thể đăng ký tên bằng tiếng nước ngoài và tên viết tắt.
• Tên chi nhánh, văn phòng đại diện, văn phòng đại diện phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu.
• Phần tên riêng trong tên văn phòng đại diện của doanh nghiệp không được sử dụng cụm từ “công ty”, “doanh nghiệp”.
Ngành nghề kinh doanh của văn phòng đại diện:
Vì văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh nên khi làm hồ sơ thành lập văn phòng đại diện, hồ sơ về việc thành lập văn phòng đại diện không được ghi ngành nghề kinh doanh mà phải ghi là “nội dung hoạt động”.
Mã số của văn phòng đại diện:
3. Thủ tục thực hiện đăng ký văn phòng đại diện
Trình tự thực hiện thủ tục đăng ký văn phòng đại diện?
Khi đăng ký hoạt động văn phòng đại diện, doanh nghiệp phải gửi Thông báo và hồ sơ đăng ký văn phòng đại diện đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt văn phòng đại diện.
Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp gửi Thông báo về việc đăng ký hoạt động văn phòng đại diện theo một trong hai cách sau:
• Thứ nhất: Nộp qua mạng điện tử theo quy trình trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
• Thứ hai: Nộp trực tiếp Thông báo về việc đăng ký hoạt động văn phòng đại diện tới Phòng Đăng ký kinh doanh.
Thời hạn giải quyết hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng đại diện?
• Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện cho doanh nghiệp.
• Trường hợp doanh nghiệp lập văn phòng đại diện ở nước ngoài: Phòng Đăng ký kinh doanh bổ sung thông tin về văn phòng đại diện của doanh nghiệp trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Đăng ký văn phòng đại diện khác tỉnh cần chuẩn bị hồ sơ gì?
• Bản sao hợp lệ quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện;
• Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, của chủ sở hữu công ty hoặc Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên, của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần, của các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh về việc thành lập văn phòng đại diện;
• Thông báo về việc đăng ký hoạt động văn phòng đại diện (Phụ lục II-11, Thông tư số 02/2019/TT-BKHĐT);
• Giấy đề nghị bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp (Phụ lục II-18, Thông tư số 02/2019/TT-BKHĐT) đối với doanh nghiệp hoạt động theo Giấy phép đầu tư, Giấy chứng nhận đầu tư hoặc các giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương chưa thực hiện bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp để được cấp đăng ký doanh nghiệp thay thế nội dung đăng ký kinh doanh trong Giấp phép đầu tư, Giấy chứng nhận đầu tư hoặc giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương.
• Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân quy định tại Điều 10 Nghị định số 78/2015/NĐ-CP của người đứng đầu văn phòng đại diện.
Lập văn phòng đại diện ở nước ngoài như thế nào?
• Thực hiện thủ tục thành lập theo quy định tại nước sở tại.
• Công ty chỉ phải thực hiện thủ tục đăng ký giao dịch ngoại hối để chuyển tiền ra nước ngoài cho văn phòng hoạt động.
• Doanh nghiệp thành lập văn phòng đại diện tại nước ngoài không phải thực hiện thủ tục cấp Giấy chứng nhận đầu tư ra nước ngoài.
• Sau khi có giấy phép tại nước ngoài nộp cho cơ quan đăng ký kinh doanh nơi công ty có trụ sở chính để cập nhật thông tin trên Cổng đăng ký doanh nghiệp quốc gia.
Xem thêm:
>> Thông báo mẫu con dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện
>> Quy định tên văn phòng đại diện chi nhánh địa điểm kinh doanh
>> Thủ Tục Thành Lập Văn Phòng Đại Diện
>> Thành lập văn phòng đại diện công ty cổ phần
>> Thành lập văn phòng giao dịch đại diện của công ty
>> Thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện công ty
